Kommunikation er afgørende for enhver organisations succes. Dette er en slags "cirkulationssystem" for enhver virksomhed. Succesfulde ledere, topledere og kompetente fagfolk har opnået succes i høj grad på grund af kommunikationsevner. Hvordan man styrker og samtidig udvikler interpersonel, gruppe- og organisatorisk kommunikation vil blive beskrevet detaljeret i vores artikel.
Kommunikationsproces – hvad er det?
Kommunikation er en procedure til udveksling af information, på grundlag af hvilken lederen får den information, der er nødvendig for at træffe effektive beslutninger, og også bringer de trufne beslutninger til medarbejderne i virksomheden. I tilfælde af dårlig kommunikation kan beslutninger vise sig at være fejlagtige. Folk vil ikke forstå godt, hvad myndighederne kræver af dem, og det er fyldt med et sammenbrud i interpersonelle forhold. Effektiviteten af kommunikationsprocesser bestemmes ofte afkvaliteten af beslutninger, og hvordan de vil blive implementeret i fremtiden.
Information spiller en særlig rolle i implementeringen af interpersonel og organisatorisk kommunikation. Dette er resultatet af kommunikation, den ydre manifestation af den kommunikative procedure. Information indtager en særlig plads i en persons verbale adfærd. Det går fra et emne til et andet. Samtidig kan enkeltpersoner, grupper eller hele organisationer fungere som subjekter her.
Kommunikation kan ske ved at formidle ideer, meninger, færdigheder, fakta, opfattelser eller fornemmelser. Det kræver at få det ønskede svar som svar. Samtidig skal det tages i betragtning, at systemet med organisatorisk kommunikation og information er forskellige fænomener, selvom de er indbyrdes forbundne. Kommunikation er således ikke kun det, der transmitteres, men også hvordan dette "noget" transmitteres. Information er kun en integreret del af kommunikationsprocessen.
Organisationskommunikationssystem
Kommunikation er en proces, hvor to eller flere personer udveksler visse oplysninger. Hovedmålet med organisatorisk kommunikation er at opnå en forståelse af den information, der skal udveksles. Når alt kommer til alt, garanterer selve udvekslingen ikke en succes med den implementerede procedure.
Det organisatoriske kommunikationssystem består af flere emner:
- afsender - en person, der genererer en idé eller vælger information til transmission;
- kanal - et middel til at transmittere et sæt information;
- recipient - den person, der modtager oplysningerne og fortolker dem;
- meddelelser - direkte information kodet i en række specifikke tegn.
Afsender og modtager er de to hovedenheder. Under kommunikationsprocessen gennemgår de flere indbyrdes forbundne stadier. Deres opgave er at komponere et budskab og bruge en kanal til at overføre det på en sådan måde, at begge parter fortolker den oprindelige idé på samme måde. Dette er en temmelig vanskelig opgave, da hvert yderligere trin kan fordreje meningen med ideen.
De fire stadier af interpersonel og organisatorisk kommunikation ser således ud:
- generering af en idé;
- kodning og valg af den ønskede informationstransmissionskanal;
- transmission af information;
- afkodning.
Lidt mere om hvert trin.
Kommunikationselementer
Ofte kan kommunikationsproceduren kun tage et par sekunder, og derfor er det ret svært at udskille nogle specifikke trin i den. Ikke desto mindre identificerede og analyserede sociologer fire hovedstadier i kommunikationsprocessen.
Den første fase kaldes idégenerering. Organisatorisk kommunikation er en procedure, der begynder med formuleringen af visse oplysninger. Afsenderen løser problemet ved at levere en besked. Ofte mislykkes sådanne forsøg allerede i første fase, da afsenderen ikke bruger nok tid på at tænke over ideen.
Mange eksperter understreger vigtigheden, selv den fremherskendeværdien af den første fase. "Begynd ikke at tale, før du begynder at tænke," sagde Jefferson Davis, en helt fra den amerikanske borgerkrig, engang. Du bør altid tænke over den idé, du ønsker at formidle til modtageren. Du skal være sikker på relevansen og tilstrækkeligheden af denne idé samt den specifikke situation og formålet.
Det andet trin kaldes kodning og kanalvalg. Organisationskulturen for kommunikation kræver omformulering af den idé, som afsenderen ønsker at formidle til bestemte symboler. Det kan være ord, fagter, intonationer eller andet. Det er kodningen, der gør en idé til et komplet budskab.
For at formidle ideen godt, skal afsenderen vælge en kanal, der er kompatibel med den type tegn, der bruges til kodning. De mest kendte er tale, skrift og forskellige former for elektroniske medier: videooptagelser, e-mail, computere osv. Transmission af materiale er ikke mulig, hvis kanalen ikke er egnet til de valgte karakterers fysiske form. Det skal også bemærkes, at effektiviteten af kommunikationsprocesser kan reduceres, hvis kanalen ikke matcher idéen udviklet i første fase.
Den tredje fase i proceduren for interpersonel, gruppe- eller organisatorisk kommunikation er den direkte transmission af information. Afsenderen bruger kanalen til at levere beskeden - den kodede idé overføres fysisk.
Til sidst kaldes det sidste trin afkodning. Modtageren oversætter de modtagne tegn sammensat af afsenderen tilegne tanker. Færdiggørelse af kommunikation er forbundet med formuleringen af ideen af de to emner i processen.
Typer af kommunikation
Organisatorisk kommunikation er en bred og meget omfangsrig proces, der indeholder mange forskellige elementer. Ifølge den mest almindelige klassifikation er den kommunikative procedure opdelt i intern og ekstern. Den eksterne proces er samspillet mellem organisationen og det ydre miljø. Ydermere påvirker eksterne faktorer i høj grad organisationens aktiviteter.
Virksomheder bruger en række forskellige midler til at kommunikere med komponenterne i deres eksterne miljø. Eksisterende potentielle forbrugere modtager den nødvendige information gennem reklamer eller andre midler til promovering af varer. Af afgørende betydning her er et bestemt billede, der udgør organisationens image.
Den anden type kommunikation kaldes intern. Disse er intra-organisatoriske forbindelser mellem forskellige niveauer og afdelinger. De kan være formelle eller uformelle.
Formelle kommunikationslinks er fænomener, der bestemmes af virksomhedens organisatoriske struktur, forholdet mellem ledelsesniveauer og funktionelle enheder. Uformel kommunikation er den såkaldte "rygtekanal". Rygter anses ikke altid for at være unøjagtige oplysninger. Undersøgelser viser, at mere end 80 % af organisatoriske rygter har en meget reel og velbegrundet begivenhedsbase.
Organisatorisk kommunikation er det bredeste system af uformelle kanaler. Dette kan omfatte følgende typer oplysninger:
- ændring af organisationsstrukturen;
- kommende kampagner og overførsler;
- detaljer om organisatoriske tvister;
- kommende produktionsnedskæringer;
- uformelle møder osv.
Ifølge en anden klassifikation er strukturen af organisatorisk kommunikation dannet af niveauer. Så informationsoverførselsprocesserne kan implementeres vertik alt - det vil sige, de kan være faldende og stigende. Den faldende gruppe af informationsprocesser er overførsel af information fra et højere niveau til et lavere - for eksempel når en medarbejder bliver spurgt om opgaver, prioriteringer, ønskede resultater osv. Opadgående kommunikation udføres i form af forslag, rapporter, forklarende bemærkninger osv.
Du bør også fremhæve kommunikationsprocesserne mellem afdelinger, mellem arbejdsgruppen og myndigheder, tillidsrepræsentanter og ledelse osv.
Typer af kommunikationsbarrierer
Effektiviteten af en organisatorisk kommunikationskultur kan reduceres mærkbart på grund af såkaldte barrierer - interpersonelle barrierer. På systemniveau er de opdelt i flere typer.
Den første barriere kan skyldes perceptuelle forhold. Jobbet for en leder eller enhver anden repræsentant for den styrende struktur er at forstå essensen af perception, at bestemme "virkeligheden for individet." Det er kendt, at mennesker ikke reagerer på virkelige fænomener i deres miljø, men påmåder at opfatte disse fænomener på. Ved at forstå de faktorer, der påvirker opfattelsen, kan mange barrierer overvindes.
Det mest almindelige eksempel på en perceptuel barriere er konflikten mellem modtagerens og afsenderens aktivitetsfelt. Den samme information kan fortolkes på forskellige måder afhængigt af deres erfaring. Folk kan modtage information selektivt under hensyntagen til deres interesser, synspunkter, krav og følelsesmæssige tilstand.
Den næste organisatoriske kommunikationsbarriere kaldes semantisk. Semantik er videnskaben om at bruge ord og give dem mening. Ofte fører visse ord til misforståelser, da de kan ændre deres betydning afhængigt af konteksten.
Non-verbale barrierer er den tredje gruppe af kommunikationsbarrierer. Vi taler om alle tegn undtagen ord. Dette er et smil, et spændt ansigt, rynkede bryn, øjenkontakt og meget mere. Særligt vigtigt her er intonationen - hvordan ordene præcist udtales. En og samme sætning kan få en anden karakter, en ulige følelsesmæssig konnotation.
Ineffektiv feedback er den fjerde problematiske faktor i organisatorisk kommunikation. Alle kender værdien af i det mindste nogle reaktioner på den sendte besked. Ellers vil en af parterne betragte kommunikationen som mislykket.
Problemløsning i det organisatoriske kommunikationssystem
I øjeblikket er der udviklet flere strategier tileffektivt overvinde kommunikationsbarrierer og forbedre effektiviteten af kommunikationen på niveau med organisatoriske medarbejdere.
For det første bør ledelsen af virksomheden være opmærksom på udviklingen af deres medarbejderes kommunikationsevner. Den mest populære metode til interaktion mellem emner er aktiv lytning. Betydningen af denne teknik ligger i lytterens evne til at hjælpe taleren med at sige præcis, hvad han havde til hensigt at formidle i første omgang. Der er flere principper for aktiv lytning:
- stil spørgsmål, men afbryd ikke taleren;
- disponer samtalepartneren til dig, skab en venlig og varm atmosfære;
- vær tålmodig og undgå konflikter i læringsfasen;
- vis sympati og interesse for samtalepartneren;
- prøv at neutralisere distraktioner, undgå indblanding udefra.
For det andet skal chefer afklare deres egne ønsker og ideer, før de sender dem videre. Det er nødvendigt regelmæssigt at tænke og analysere spørgsmål og problemer, der skal gøres til genstand for transmission.
Effektiv organisatorisk kommunikation kan opnås gennem brug af teknikker som at give feedback, "se udefra", modtagelighed for potentielle problemer osv.
Interpersonel kommunikation
Enhver form for organisatorisk kommunikation vil kun blive betragtet som vellykket, hvis dens hovedelementer viser sig at være kvalitativt dannet -fænomener af interpersonel kommunikation. Hvordan designes kommunikation mellem to eller flere fag korrekt? For at komme i gang er der et par principper, du skal huske på:
- uigenkaldelighed af ødelæggelse af det, der blev sagt eller sendt;
- feedback som en uundværlig betingelse for kommunikationsprocessen;
- uigenkaldelighed og uundgåelighed af interpersonel kommunikation i samfundet.
Der er tre hovedformer for kommunikation. Dette er en velkendt dialog, monolog og polylog. Det er sidstnævnte form, der spiller en særlig rolle i opbygningen af en organisatorisk kommunikationsform.
Måder at optimere kommunikationsprocesser
Vær særlig opmærksom på feedback. Det er et væsentligt element i organisatorisk kommunikation. Denne komponents rolle kan ikke undervurderes. Det er responsen, der gør kommunikationsprocessen til den mest kvalitative og effektive.
Husk, at feedback skal være rettidig og klart struktureret. Den bør indeholde en omskrevet original besked og en række opklarende spørgsmål. Det er uønsket at evaluere den oprindelige besked - både negativ og positiv.
Den mest almindelige og pålidelige måde at få feedback på er at stille spørgsmål. Oftest er de nødvendige for at sammenligne den indgående besked med det, modtageren oprindeligt ønskede at høre. Det samme gælder for afsenderen: han kan stille yderligere spørgsmål til modtageren for at sammenligne det tilsendte materiale med det, der oprindeligt skulle være formuleret.
Foreffektiv ledelse af organisatorisk kommunikation, er det nødvendigt at forsøge at udvikle medarbejdernes tekniske kommunikationsevner - nemlig at skrive notater, bruge fax, e-mail osv.
Ledelsessystemer og en kommunikationskultur skal være klart etableret. Moderne organisationer kan bruge "hot lines" af en virksomhedstype - når medarbejderne til enhver tid kan bruge informationsudveksling, stille opklarende spørgsmål, udtrykke deres tanker og værdidomme, organisere fælles picnics, udflugter osv. Alt dette er uformelle eksempler på organisatorisk kommunikation
Så der er en del måder at forbedre effektiviteten af organisatorisk kommunikation på. Samtidig er ét spørgsmål stadig relevant: hvorfor er dataudveksling og kommunikationsprocedurer overhovedet nødvendige? Hvilken betydning har de, og hvilken betydning har de? Lad os prøve at finde ud af det yderligere.
Vigtigheden af kommunikation i den organisatoriske proces
Den moderne periode i udviklingen af kommunikationsprocesser giver os mulighed for at vurdere dette fænomen som et produkt bestemt af behovene i den sociale produktion. Traditionelle faktorer såsom arbejde, jord og kapital vil kun fungere, hvis dataudveksling og kommunikationsprocedurer bruges effektivt.
Kommunikation forstås som et system med informationsoverførsel og respons. Dette er udveksling af viden, intellektuel ejendomsret, forskellige former for information osv. Proceduren for specialisering af ledelseskommunikationsaktiviteter er fremhævet ien særlig type professionel service, hvis formål er effektiv dannelse og kompetent udvikling af alle typer af organisatorisk kapital. Dette mål kan kun nås gennem brug af specielle teknologier, værktøjer, metoder og mekanismer til overførsel af information.
Det er kendt, at uden kommunikation er der ingen kommunikation, og uden kommunikation kan der ikke være tale om nogen gruppes eksistens. Kommunikation er således en afgørende betingelse for udviklingen af gruppen og dens liv.
Al kommunikation kan opdeles i to grupper: formel og uformel. Den første gruppe omfatter elementer af den foreskrevne type, det vil sige dem, der finder sted i kontrolprocessen. Uformelle former for kommunikation har en mindre andel. De opstår spontant og bliver oftest ikke diskuteret. Samtidig er hver medarbejder opmærksom på deres eksistens.
En leder eller anden leder skal mestre kommunikationsmidlerne godt. Hans ansvar omfatter korrekt brug af de modtagne værktøjer i kommunikationsprocessen, overvindelse af barrierer og barrierer.
Den organisatoriske adfærd ved kommunikation er at formidle information til ledere og beslutninger til kunstnere. Uden kommunikationsprocesser er det umuligt at opbygge en organisation, samt at sikre koordinering af menneskelig aktivitet.
Således hjælper informationsoverførselsproceduren i alt: den giver dig mulighed for at skabe en forbindelse mellem en bestemt organisation og det eksterne miljø, at organisereinteraktion mellem alle ledelsesfunktioner og konsekvens i de trufne beslutninger.
Typer af kommunikationsnetværk
Når man taler om systemet med organisatorisk kommunikation, er det nødvendigt at fremhæve konceptet med et kommunikationsnetværk. To organisatoriske enheder forbundet med en linje kaldes en kanal. På tidspunktet for informationsoverførsel kan en kanal forbinde to eller flere organisatoriske enheder. Sådan dannes et informationsnetværk - en ret almindelig begivenhed for enhver organisation.
Netværk er åbne og lukkede. Åbne har ingen barrierer for informationsstrømmen gennem de tilgængelige kanaler. Dette er for eksempel en "kæde" - en lineær forbindelse til overførsel af information. "Kæde" er effektiv til gentagne, rutinemæssige operationer, men er dårligt egnet til at arbejde under konstant skiftende forhold. En lignende ordning er "Hjul". Al information vil før eller siden gå til den medarbejder, der indtager en central stilling.
Lukkede netværk er begrænsede i, hvordan information formidles. De bruges af organisationer, der holder på forretningshemmeligheder.
