I forskellige aktivitetsområder for enkeltpersoner og juridiske enheder bruges dokumentklassificeringssystemet, der er godkendt på Den Russiske Føderations område. Kompilering, opbevaring, cirkulation og brug af papirer udføres af en disciplin som kontorarbejde. I denne artikel vil vi studere alle dens aspekter. Overvej konceptet og klassificeringen af dokumenter, deres funktionalitet og andre aspekter af problemet.
Kontorarbejde: generelle bestemmelser
Til at begynde med skal det bemærkes, at dokumentationsstøtte er et særligt aktivitetsområde, som består i design, dannelse, opbevaring og behandling af papirer. Det er af, hvordan dokumentet ser ud og oplysningerne i det, hvordan tilrettelæggelsen af arbejdet med det implementeres, at rettidigheden og rigtigheden af at træffe en eller anden ledelsesbeslutning, som er af en vis grad af betydning, i høj grad afhænger. Papirer tager højde for og afspejler virksomheders, virksomheders, firmaers aktiviteter. I denne forbindelsejournalføring fungerer som en forskrift af loven. I processen med revisioner er først og fremmest de dokumenter, der registrerer virksomhedens aktiviteter, genstand for revision.
lovgivningsramme
Før du analyserer typerne af dokumenter og deres klassificering, er det tilrådeligt at gøre dig bekendt med de lovgivningsmæssige rammer. Forbundsloven, som regulerer information og beskyttelsen heraf, etablerer således forpligtelsen til at dokumentere information og definerer en række grundlæggende indstillinger. Den nævnte normative handling har også til formål at regulere relationer, der opstår i udviklingen og den efterfølgende brug af informationsteknologier. Det skal bemærkes, at den obligatoriske dokumentation er fastsat af andre love. Især Den Russiske Føderations civile lovbog bestemmer den juridiske ramme for aktiviteter og den tilsvarende procedure for kontorarbejde. Den Russiske Føderations skattelov etablerer standard skattepapirer, som også udgør en af klassifikationerne af dokumenter. Gennem dem sørges der for regnskab for enkeltpersoners og organisationers kommercielle arbejde samt rettidigheden af fradrag af skattebetalinger og gebyrer til statsbudgettet.
Udover dette definerer den nuværende lov prøver af papirer. Således indeholder Den Russiske Føderations civile kodeks krav til indholdet og sammensætningen af konstituerende kontrakter, aftaler, chartre og så videre. Reglerne fastlægger formerne for de dokumenter, der skal sendes ved hjælp af de forskellige metoder, der anvendes i dag.
Klassificering af RF-dokumenter
Det er værd at bemærke, at det administrative system for kontorarbejde i Den Russiske Føderation inkluderer en klassificering af flere niveauer. Det er tilrådeligt at overveje det mere detaljeret. Hovedklassifikationen af dokumenter forudsætter tilstedeværelsen af følgende komponenter:
- Organisatoriske og administrative papirer. Det er tilrådeligt at medtage her beslutninger, protokoller, instruktioner, chartre, ordrer, bestemmelser.
- Reference- og informationspapirer inkluderet i klassificeringen af dokumenter af generel karakter. Vi taler om attester, notater, akter, telegrammer, breve og så videre.
- Ifølge personalet. Det er vigtigt at bemærke, at denne klassificering af dokumenter omfatter erklæringer, arbejdsbøger, karakteristika, kontrakter, ordrer osv.
Det er sædvanligt at fremhæve sådanne former for dokumenter som individuelle, skabeloner og standarder. De præsenterede prøver udgør deres klassificering af dokumenter efter formål.
Andre typer dokumenter
Det er værd at vide, at dokumenter kan være enkle eller komplekse i indhold. Klassificeringen af regnskabsdokumenter på acceptstedet indebærer tilstedeværelsen af eksterne og interne papirer. At dømme efter oprindelse skelner de mellem personlige og officielle dokumenter. I henhold til holdbarheden er det sædvanligt at klassificere værdipapirer i permanente, samt mere eller mindre end 10 år. I overensstemmelse med tegn på offentlighed er der vedtaget en særlig klassifikation af reguleringsdokumenter, hvilket indebærer tilstedeværelsen af hemmelige og ikke-hemmelige papirer. Det skal tilføjes, at den første gruppe omfatter fortrolige og fuldstændigehemmelige dokumenter. Ifølge optagemetoden er det sædvanligt at skelne mellem lyd-, håndskrevne, elektroniske, grafiske, fotografiske og filmmaterialer med videre. Den sidste gruppering kaldes også klassificeringen af dokumenter efter funktioner.
Hastende og ikke-hastedokumenter
Værdipapirer kan klassificeres i presserende og ikke-haster. Ifølge stadierne er det sædvanligt at skelne mellem udkast, uddrag, originaler (med andre ord originaler) såvel som kopier. Dokumenter af statslig karakter indgår i en særskilt kategori. I overensstemmelse med den nuværende lovgivning udsteder autoriserede strukturer instruktioner, ordrer, instruktioner, ordrer, resolutioner, dekreter og beslutninger.
Primær dokumentation
Det er tilrådeligt at overveje en ret omfangsrig kategori af primære dokumenter separat. Dette inkluderer papirer med baggrundsinformation opnået i processen med forskning, udvikling, observation og andre sociale aktiviteter. Det skal bemærkes, at den primære dokumentation i regnskabsafdelingen dannes under gennemførelsen af operationer af økonomisk betydning. Det fungerer som bevis eller bevis for visse kendsgerninger, der allerede er blevet realiseret. Gruppen af kildepapirer omfatter for eksempel attester, handlinger, fakturaer, warrants og så videre. For de fleste af dem er særlige forenede formularer godkendt. For eksempel er der til dato blevet etableret særlige former for dokumenter til bogføring af handelsoperationer, anlægsaktiver, kontantafregninger og arbejdskraft.
Dokumentoplysninger
Hvis der ikke er en samlet formular for et bestemt papir, dannes der en intern formular i virksomheden. Ikke desto mindre skal visse detaljer under alle omstændigheder være til stede der:
- Dokumentnavn.
- Dato for kompilering.
- Organisationsnavn.
- essensen af driften af økonomisk betydning.
- Måleenheder.
- Liste over medarbejdere, der optræder som ansvarlige.
- Personlige underskrifter fra autoriserede medarbejdere.
Internt kontorarbejde
I overensstemmelse med instruktionerne fra ledelsen af strukturen og på initiativ af lederne af uafhængige afdelinger er udvikling af forskellige bestemmelser relevant. Denne gruppering af papirer omfatter standard- og individuelle handlinger. Det skal bemærkes, at indholdet af sidstnævnte primært vedrører ledelsesenheder, afdelinger, værksteder, der er en del af virksomhedens organisationsstruktur. Typisk dokumentation vedrører som regel hovedproduktionens værksteder.
Du skal vide, at udkastet til forskrift er dannet af entreprenøren, hvorefter det aftales med virksomhedens juridiske afdeling. Hvis der opstår indsigelser eller kommentarer, anføres de på et særskilt papir eller på et andet eksemplar af det nuværende. Nøglehandlingen af administrativ karakter i virksomheden er direktørens ordre. Ved hjælp af dette dokument kan proceduren for strukturens aktivitet, beslutninger og instruktioner, forskellige slags begivenheder, resultater af arbejdet eller resultater af revisioner udarbejdes.
Rapport, forklarende og servicenote
Et memorandum er et dokument, der angiver et bestemt faktum eller spørgsmål, konklusion eller forslag. Det er værd at vide, at det kan sendes til ledelsen af organisationen eller en højere struktur. Et notat skal forstås som en type brev, en af formerne for den interne type korrespondance i en virksomhed. Som regel sendes det fra strukturelle afdelinger til absolut enhver adressat af virksomheden. Undtagelsen her er direkte vejledning. Man skal huske på, at et notat også kan sendes af en bestemt virksomhedsmedarbejder. Det navngivne dokument kan defineres som informativt, proaktivt eller rapporterende.
En forklarende note bør betragtes som et papir, der tjener som en forklaring på indholdet af visse bestemmelser i hovedloven (program, rapport, plan). Derudover kan hun forklare årsagerne til manglende opfyldelse af instruktioner fra ledelsen eller brud på disciplin.
Instruktioner
Instruktioner er i øjeblikket klassificeret i to grupper. Dokumenter, der er inkluderet i den første kategori, regulerer proceduren for at udføre en bestemt proces på en virksomhed, hvor embedsmænd, afdelinger og så videre deltager. Det skal bemærkes, at det er stillingsbeskrivelserne (den anden gruppe), der bestemmer specifikke medarbejderes rettigheder, pligter, ansvar og funktionalitet. Disse papirer kan tjene som en forklaring på den procedure, hvorefter ordrer og love (dekreter, ordrer osv.) skal udføres. Det skal tilføjes, at jobbeskrivelserkan være af fast eller permanent varighed. Men evigvarende værdipapirer gennemgås og revideres alligevel hvert 3.-5. år.
Konklusion
Så vi har overvejet konceptet, de vigtigste klassifikationer af værdipapirer og andre aspekter af emnet. Afslutningsvis skal det bemærkes, at i dag er kontorarbejde på Den Russiske Føderations område en ret udviklet kategori. På det nuværende stadium af menneskelivet omfatter denne aktivitet at sikre den kompetente og rettidige dannelse af de nødvendige dokumenter samt at organisere arbejdet med handlinger (nemlig modtagelse, transmission, behandling, forberedelse, kontrol, lagring, registrering, systematisering, forberedelse til arkivering og ødelæggelse). Reguleringen af kontorteknologi gennemføres i overensstemmelse med en række områder. Det er tilrådeligt at inkludere standardisering, lovgivningsmæssig regulering samt dannelsen af juridiske og regulatoriske og metodiske handlinger af national betydning.
På den ene eller anden måde kræver organisationen og den efterfølgende journalføring den obligatoriske tilstedeværelse af særlige færdigheder og faglig viden. Så til implementering af dette arbejde i virksomheder oprettes passende afdelinger eller tjenester. Det er værd at bemærke, at i små virksomheder er sekretærer engageret i kontorarbejde, og medarbejdere, der er autoriseret af lederen, er ansvarlige for status for virksomhedens dokumenter. Under alle omstændigheder skal hver gruppering af dokumenter have sin plads. Norm alt opbevares de i specielle brandsikre skabe. OgEndelig kan medarbejdere blive udsat for disciplinære sanktioner for ukorrekt journalføring. Dette bør man huske på, når man anvender viden i praksis.
