Forretningskommunikation: grundlæggende, typer, principper og funktioner

2024 Forfatter: Angel Austin | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 05:21

Kommunikation er anderledes - personlig, formel, forretningsmæssig, rituel. Alle af dem har visse forskelle fra hinanden med hensyn til deltagernes relationer, mål og adfærdsformer. En særlig form for kommunikation er forretning. Det er baseret på interaktion mellem mennesker, der forfølger målet om at udveksle information i løbet af deres aktiviteter. Derudover har forretningskommunikation et specifikt resultat, som er et produkt opnået som følge af fælles aktiviteter. Det kan være magt, karriere, information såvel som følelsesmæssige oplevelser og intellektuel analyse.

Definition af begreb

Forretningskommunikation har som enhver anden en historisk karakter. Dens manifestation finder sted på alle niveauer af det sociale system og i forskellige former. Når man studerer det teoretiske grundlag for forretningskommunikation, bliver det klart, at det opstår i forbindelse med, at en bestemt type aktivitet finder sted, hvis resultat er frigivelsen af et produkt eller modtagelsen af en eller anden effekt. Hver af parterne kommer indindbyrdes i sådanne forhold er det nødvendigt at overholde standarderne og normerne for menneskelig adfærd, herunder etiske.

Det grundlæggende i forretningskommunikation er processer, der tillader udveksling af erhvervserfaring og visse oplysninger. I en markedsøkonomi giver dette dig mulighed for at få den maksimale profit. Hvad ligger der ellers til grund for forretningskommunikation? En sådan interaktion er umulig uden fysiske og psykologiske kontakter, såvel som udveksling af følelser. Derfor er evnen til at opbygge relationer med mennesker og finde en tilgang til en bestemt person så vigtig.

På den ene side kan det se ud til, at forretningskommunikation ikke er så kompliceret en proces. Når alt kommer til alt, allerede fra den tidlige barndom begynder folk at stifte bekendtskab med kommunikative forbindelser. Ikke desto mindre er forretningskommunikation, som enhver anden, der findes i samfundet, ret mangefacetteret. Den har forskellige typer, har mange retninger og funktioner. Forskellige videnskaber er engageret i studiet af dets visse aspekter, herunder etologi, sociologi, filosofi og psykologi.

Lad os overveje det grundlæggende i forretningskommunikation, dens typer, principper og funktioner.

Hvad er det her?

Forretningskommunikation er en interaktion, hvor hver deltager har sin egen status. Så han kan være chef, underordnet, kollega eller partner. I det tilfælde, hvor folk, der er på forskellige trin på karrierestigen, kommunikerer med hinanden (f.eks. en leder og en medarbejder), kan vi tale omlodret i forhold. Sådan kommunikation er med andre ord underordnet. Forretningskommunikation kan foregå med ligeværdigt samarbejde. Sådanne forhold betragtes som horisontale.

Forretningskommunikation finder sted hele tiden i officielle institutioner, skoler, universiteter og på arbejdspladsen. Dette er en dialog mellem underordnede med overordnede, elever med lærere, konkurrenter og samarbejdspartnere. Og opnåelsen af målet afhænger af, hvordan samtalepartnerne er fortrolige med det grundlæggende i forretningskommunikation, dets metoder, former og regler.

Funktioner

Forretningskommunikation adskiller sig fra alle andre typer kommunikation ved, at den har:

1. Regimentation. Grundlaget for erhvervskommunikation er fastlagte regler for begrænsning af kommunikation. De bestemmes af typen af interaktion, dens opgaver og mål, graden af officielle karakter samt kulturelle og nationale traditioner. Samtidig fungerer forretningsetikette, som grundlaget for moderne forretningskommunikation, som det vigtigste værktøj til at organisere processen med forretningsforbindelser.
2. Streng overholdelse af alle deltagere i kommunikationen af deres rolle. Det skal opfylde kravene i den konkrete situation. Alle deltagere i forretningskommunikation skal også spille deres specifikke rolle (partner, underordnet, chef osv.).
3. Strenghed med hensyn til brugen af talemidler. Hver af deltagerne i virksomhedskommunikation skal tale et fagligt sprog og kende den nødvendige terminologi. Ikke i taledagligdags udtryk og ord, dialektisme og misbrug bør være til stede.
4. Højt ansvar for resultatet. Alle deltagere i forretningskommunikation skal være punktlige, organiserede, tro mod deres ord og obligatoriske. Derudover bør de nøje overholde de moralske og etiske standarder for kommunikation.

Funktioner

I et produktionsmiljø giver forretningskommunikation hver person mulighed for at tilfredsstille deres behov for kommunikation, udveksle erfaringer, lære noget nyt og vurdere deres egne faglige kvaliteter. Betydningen af sådan kommunikation under forhandlinger er stor. Viden om det psykologiske grundlag for virksomhedskommunikation giver dig mulighed for at bevare dit omdømme og dit image, samt opnå succes i erhvervslivet.

Blandt hovedfunktionerne i denne form for kommunikation er følgende:

1. Instrumental. Denne funktion betragter kommunikation som en kontrolmekanisme.
2. Interaktiv. I dette tilfælde er kommunikation et middel til at bringe kolleger, forretningspartnere, fagfolk osv.
3. Selvudtryk. Gennemført forretningskommunikation giver en person mulighed for at hævde sig selv og demonstrere sit psykologiske, personlige og intellektuelle potentiale.
4. Socialisering. Gennem kommunikation udvikler en person sin forretningsetikette og kommunikationsevner.
5. Ekspressivt. Det kommer til udtryk i følelsesmæssige oplevelser og demonstrationer af forståelse.

Alle funktionerne nævnt ovenfor er tæt beslægtede med hinanden. Desuden udgør de gennem deres implementering essensen af selve virksomheden.kommunikation.

Principles

For at forhandlingerne skal lykkes så godt som muligt, skal der skabes en vis atmosfære. Det er kun muligt at nå det fastsatte mål, hvis partnerne, der kommunikerer med hinanden, vil føle sig så behagelige som muligt. Og viden om principperne for det psykologiske grundlag for virksomhedskommunikation vil hjælpe med dette. Disse omfatter:

1. Udøvelse af kontrol over følelser. Dette punkt er ret vigtigt. Faktum er, at stigende følelser bogstaveligt t alt i løbet af få sekunder kan ødelægge de relationer, der er blevet bygget gennem årene. De vil trods alt vise en person fra en klart negativ side. Og selv i det tilfælde, hvor samtalepartneren tillader sig uhæmmet adfærd, bør du ikke reagere på det. Enhver bør indse, at følelser og arbejde er uforenelige ting.
2. Ønsket om at forstå samtalepartneren. Ved at overholde det grundlæggende i forretningskommunikationens psykologi skal parterne være opmærksomme på hinandens meninger. Faktisk, i det tilfælde, hvor en af deltagerne i forhandlingerne kun taler om sine egne interesser uden at lytte til den anden side, vil dette ikke tillade at komme til en samlet aftale og få positive resultater fra mødet.
3. Koncentration af opmærksomhed. Forretningskommunikation er ofte en monoton proces. Dette fører til det faktum, at en person er i stand til at gå glip af nogle grundlæggende øjeblikke af forhandlingerne. Derfor er det under en samtale nødvendigt at fokusere partnernes opmærksomhed på emnet, når det bliver tydeligt, at de er holdt op med at fokusere på det virkelig vigtigeting.
4. Sandfærdigheden af samtalen. En virksomheds succes bestemmes i høj grad af tillidsfulde relationer. Selvfølgelig kan modstandere holde noget tilbage eller bevidst udspekulere lidt for at hæve deres egen værdighed. Ikke desto mindre, hvad angår de grundlæggende punkter, er det her nødvendigt, at der siges ting, der svarer til virkeligheden. Det er sådan, forretningsmænd tjener deres ry.
5. Evnen til ikke at udtrykke en subjektiv mening. Grundlaget for etik og psykologi af forretningskommunikation indebærer evnen til at adskille samtalepartneren fra genstanden for forhandlinger. Med andre ord bør en personlig holdning til en person aldrig have indflydelse på arbejdsøjeblikke. Dette er hovedforskellen mellem personlig og forretningskommunikation. Det sker ofte, at en modstander, der er ekstremt ubehagelig for samtalepartneren, kan være meget nyttig for sagen. I dette tilfælde bør du ikke gå glip af muligheden. Det sker jo ofte, at meget søde og gode mennesker viser sig at være konkurs i forretningsmæssig henseende.

Ovenstående principper bør overvejes af enhver person, der ønsker at tilegne sig evnen til at forhandle ordentligt og opnå et godt ry som forretningspartner.

Moralske grundlag

I hvilket tilfælde er det sandsynligt, at der opnås en positiv beslutning under forhandlingerne? For at gøre dette skal en forretningsmand kende det moralske grundlag for forretningskommunikation. Kommunikation mellem mennesker, der forfølger et kommercielt mål, skal overholde følgende principper:

1. Grundlaget for virksomhedskommunikation bør værevirksomhedens interesser, og ikke deres egne ambitioner og ønsker. På trods af dets indlysendehed overtræder folk oftest dette princip. Det er trods alt ikke enhver person, der er i stand til at finde styrken til at opgive personlige interesser, der er i konflikt med de fordele, der vil blive opnået for sagen. Dette er især tydeligt i de øjeblikke, hvor noget kan gøres ustraffet, og den eneste dommer i denne sag vil være ens egen samvittighed.
2. Integritet. Hvad er kernen i forretningskommunikation? En persons organiske manglende evne til at begå en æreløs handling. Anstændighed er altid baseret på sådanne moralske egenskaber som en øget samvittighedsfølelse, når der er en bevidsthed om, at tavshed eller passivitet vil blive vanærende, samt et konstant ønske om at bevare sin ære i form af adel, uforgængelighed og selvværd.
3. Evnen til at opføre sig ens med enhver person, uanset dennes sociale eller officielle status.
4. Integritet. En person bør ikke kun have faste overbevisninger, men også aktivt stræbe efter deres implementering og implementering. Dette kommer til udtryk ved, at han aldrig vil gå på kompromis med sine egne principper, selvom der er en trussel, og der er hindringer for personligt velbefindende.
5. Goodwill. Dette princip er indeholdt i det organiske behov for at gøre godt mod mennesker, som er hovedkategorien for etik. Enhver professionel aktivitet er rettet mod at opfylde en persons sociale behov. Og i denne forstand producerer han noget nyttigt, det vil sige, han gør godt. Ved at overholde dette princip,en professionel udfører ikke kun det, der er inkluderet i hans pligter, men gør også meget mere end dette, og modtager følelsesmæssig tilfredsstillelse og påskønnelse til gengæld.
6. Respekt for menneskelig værdighed. Et sådant princip kan realiseres takket være sådanne moralske kvaliteter, der er opdraget i en person som delikatesse og høflighed, omsorg, høflighed og takt. På samme tid bør alt dette kombineres med balance, tilbageholdenhed og korrekthed. Her er det etiske grundlag for erhvervskommunikation i tæt kontakt med moral. Dette bør også finde sted i lovbestemte forhold, som på ingen måde tillader en leders ydmygelse af en underordnets værdighed. Respekt for en person, som ligger til grund for forretningskommunikationens etik, gør det muligt for folk ikke at opleve gensidig vrede, irritation og utilfredshed. Det beskytter mod nervøse chok, stress og andre negative konsekvenser af kommunikation. En persons uvidenhed om grundlæggende forretningskommunikationsetik eller manglende evne til at anvende dem i praksis kan påvirke andres mening om ham negativt.
7. Rimelighed og rimelighed. Dette princip ligger til grund for alle etiske regler og normer. Desuden er det især nødvendigt i de former for menneskelig kommunikation, hvor det er meget vigtigt at overholde etikette. Med forbehold for hensigtsmæssighed og rimelighed skabes en gunstig moralsk og psykologisk atmosfære i serviceteamet, hvilket i høj grad øger medarbejdernes effektivitet.

Kulturelle adfærdsnormer

Lad os kort overveje det grundlæggende i forretningskommunikationsetikette. Kendskab til regler og adfærdsnormer, ogselvfølgelig bringer deres overholdelse glæde og gavn for deres ejer. En person, hvis han er godt opdraget, vil føle sig selvsikker over alt, let overvinde kommunikationens psykologiske barrierer uden at opleve et mindreværdskompleks og få mulighed for konstant at udvide sin sociale cirkel.

Etikettereglerne, som danner grundlaget for effektiv forretningskommunikation, er et sæt normer, der er nødvendige for at behandle mennesker høfligt. I officiel kommunikation, i dette tilfælde, er korrespondancen af udseende, manerer, gestus, tale, kropsholdning, kropsholdning, ansigtsudtryk, tøj og tone såvel som den sociale rolle, der er iboende i en person og dennes sociale og forretningsmæssige status, taget i betragtning. Sådanne krav bliver særligt vigtige under deltagelse i enhver strengt reguleret begivenhed, der kræver overholdelse af stift fastlagte grænser. Manglende overholdelse af etikettereglerne i dette tilfælde vil blive betragtet som en fornærmelse af deltagernes værdighed i kommunikation, hvilket vil forårsage deres misbilligelse.

Men det er værd at bemærke, at selv med et indgående kendskab til det grundlæggende i professionel forretningskommunikation, er det ikke altid muligt at undgå nogle fejl. Etikettenormerne bør trods alt ikke anvendes mekanisk. I hver specifik situation er de underlagt en vis justering. Og at gøre dette vil tillade professionel takt. Kun han vil beskytte medarbejderen mod at lave fejl.

Lad os overveje, hvordan virksomhedens leder skal opføre sig under en forretningssamtale. Når man hilser på sine deltagere, er det nødvendigt at hilse høfligtmed dem, og giver hinanden hånden (mens du ikke klemmer den for hårdt). Før du starter selve samtalen, bør du tilbyde te eller kaffe til samtalepartnerne. En sådan tradition dukkede op for ikke så længe siden. Men i dag holder næsten alle sig til det. En kop aromatisk drink vil give en person mulighed for at slippe af med nogle spændinger og positivt tune ind på samtalen.

Kendskab til det grundlæggende i forretningskommunikationsetik vil hjælpe med at forhindre en ubehagelig situation. Hvis der opstår en forglemmelse under forhandlingsprocessen, bør du undskylde over for samtalepartnerne for ulejligheden for dem. Og først derefter kan samtalen fortsættes.

Overholdelse af det etiske grundlag for virksomhedskommunikation tyder på, at når du diskuterer forretningsspørgsmål med partnere, bør du prøve at besvare alle deres spørgsmål. I tilfælde, hvor det af den ene eller anden grund er umuligt at gøre dette direkte under samtalen, bør du undskylde og bede om betænkningstid med angivelse af en bestemt dato.

Når du forhandler, skal du have en notesbog med en kuglepen og skrive alle de vigtigste informationer ned. Du skal ikke hæve stemmen. Du skal tale klart og tydeligt. Tøjstilen skal være forretningsmæssig.

Typer af virksomhedskommunikation

Hovedformålet med servicekommunikation er altid at opnå et specifikt mål.

Samtidig kan du løse arbejdsproblemer ved hjælp af forskellige typer virksomhedskommunikation. Blandt dem:

1. Forretningskorrespondance. Denne type forretningskommunikation overvejeskorrespondance. Ved brugen videregives al information til modstanderen skriftligt. Der er ikke planlagt noget personligt møde. På trods af det faktum, at mange mennesker er engageret i korrespondance hver dag, er det en ret vanskelig opgave at udarbejde forretningsbreve, fordi de skal udarbejdes under hensyntagen til alle de nødvendige krav og sendes til tiden. Når du præsenterer information i et sådant brev, er det vigtigt at overholde det grundlæggende i forretningskommunikationens psykologi og dets etiske standarder. Tekstens konkrethed og dens korthed værdsættes. Man skal huske på, at gennemførelsen af en sådan korrespondance giver partnerne mulighed for at drage nogle konklusioner om hinanden.
2. Forretningssamtale. Det er denne form for kommunikation, der er den mest almindelige form for officiel kommunikation. Alle virksomheders ledere skal føre samtaler med personalet. Sådanne samtaler bør have en positiv indvirkning på team- og forretningsudviklingen. Denne form for forretningskommunikation giver dig mulighed for at finde ud af nogle forretningsmæssige problemer, hvilket gør det nemmere at udføre de opgaver, virksomheden står over for.
3. Forretningsmøde. Denne type servicekommunikation kan forbedre virksomhedens ydeevne. Ved møder løses presserende spørgsmål, det mest effektive samspil mellem medarbejdere eller partnere opnås. Nogle gange afholdes der ikke møder med chefen og hans underordnede. Kom sammen for at diskutere aktuelle emner, nogle gange kun ledere af afdelinger eller organisationer.
4. Offentlig tale. Denne type forretningskommunikation er nødvendig for at formidle enhver information til publikum,have en præsentation eller fakta-findende karakter. Og her stilles der særlige krav til højttaleren. Det er obligatorisk for ham at forstå emnet for hans rapport. Den tekst, han udtaler, skal være logisk og klar. Lige så vigtigt er selvtillid.
5. Forretningsforhandlinger. Denne form for kommunikation betragtes som en integreret del af at drive forretning. Forhandlinger giver mulighed for på kort tid at eliminere eventuelle problemer, der er opstået, sætte mål og mål, tage hensyn til samtalepartnernes mening og drage de rigtige konklusioner. De afholdes som regel mellem lederne af forskellige virksomheder. Hver af dem demonstrerer sin position under forretningsforhandlinger. Samtidig skal parterne nå frem til en samlet beslutning for at tilfredsstille alle partneres interesser.

Det sociale grundlag for virksomhedskommunikation

Forretningskommunikation, der finder sted mellem mennesker, er afledt af deres aktiviteter. Den fastlægger indholdet og den sociale orientering af forskellige typer produktionsrelationer, kommunikationens betydning for hele samfundets liv såvel som for dets individuelle sociale grupper og individer.

Forretningskommunikation mellem mennesker er en ret universel proces og samtidig ret forskelligartet. Det forekommer inden for forskellige aktivitetsområder og på alle niveauer. Dette skal tages i betragtning, når man mestrer det sociale grundlag for virksomhedskommunikation, hvis viden vil give mulighed for en dybere forståelse af de forhold, hvorunder interaktion mellem partnere vil blive gennemført.

En af de vigtigsteDet særlige ved sådanne kommunikationer er, at de åndelige kvaliteter hos mennesker finder deres manifestation i dem. Alle partnere, der indgår i et forhold, er genstand for interpersonelle forretningsforbindelser. De er mennesker i forskellige aldre, med forskellige moralske, fysiologiske, psykologiske og intellektuelle egenskaber. Hver af dem har sin egen viljestærke og følelsesmæssige holdning, verdenssyn, værdiorienteringer og ideologiske holdninger. Manifestationen af enhver af disse egenskaber gør det til en vis grad muligt at afsløre en partners spirituelle verden og fungerer som et element i indholdet af interpersonel spirituel interaktion.

Kommunikation af fagfolk

Det er ikke let at være tolerante over for hinanden. Ikke desto mindre skal hver af os være udmærket klar over, at alle mennesker er forskellige, og det er nødvendigt at opfatte den anden person, som han er.

Dette er også indikeret af det moralske og psykologiske grundlag for den professionelle og forretningsmæssige kommunikation af en lærer, som, når han er i kontakt med sin elev, først og fremmest skal udvise tolerance. Essensen af en sådan kommunikation kommer ned til anvendelsen i læringsprocessen af sådanne principper, der gør det muligt at skabe optimale forudsætninger for dannelsen af selvudtryk hos børn og for at lære en kultur af værdighed, samtidig med at faktoren af frygt for et forkert svar elimineres. Tolerance i det 21. århundrede er en af måderne til at skabe harmoniske relationer, der tillader en person lettere at integrere sig i samfundet.

Pædagogisk kommunikation medstuderende skal frem for alt være produktive. Dens hovedmål er den åndelige berigelse af de to sider. Det vil sige både læreren og hans elev. Men det er kun muligt at få positive resultater, når læreren viser:

• respekt for barnets åndelige verden;
• interesse for det, eleven anser for værdifuldt;
• respekt for elevens individualitet med alle de egenskaber, der ligger i hans personlighed.

Pædagogens virksomhedskommunikation skal overholde følgende principper:

• ikke-vold (der giver eleven ret til at være den, han/hun er);
• respekt for arbejdet med at kende barnet;
• respekt for elevens tårer og svigt;
• ubetinget kærlighed til et barn;
• respekt for den studerendes identitet;
• kompromis;
• tillid til barnets positive karaktertræk.

Sundhedspleje

Som et eksempel på professionel kommunikation kan du overveje det grundlæggende i forretningskommunikation i en lægeregistrets arbejde. Denne person skal kommunikere med mennesker, der søger hjælp. Derfor er det så vigtigt, at denne specialist arbejder så kompetent som muligt. Han bør huske, at enhver forhandling er en dialog. Når de skifter til en monolog (på den ene eller den anden side), kan der ikke være tale om noget produktivt samarbejde. Og til dette skal registratoren have evnen til at lytte og stille de rigtige spørgsmål på det rigtige tidspunkt. De bør ikke aflede samtalen og vil give dig mulighed for at afklare så meget som muligtemne under diskussion.

For at begynde at lytte effektivt til den besøgende, skal den medicinske receptionist have:

1. Stop med at tale. Det er jo simpelthen umuligt at tale og lytte på samme tid. Taleren skal hjælpes til at løsne op, så personen får en følelse af frihed.
2. Vis den besøgende, at du er villig til at lytte. I dette tilfælde skal du handle med den største interesse. Når du lytter til en person, skal du prøve at forstå ham og ikke prøve at lede efter grunde til indvendinger.
3. Fjern irriterende øjeblikke. For at gøre dette skal du stoppe med at trykke på bordet, skifte papirer og ikke blive distraheret af telefonopkald.
4. Føle med taleren og prøve at sætte sig selv i hans position.
5. Vær tålmodig. Der er ingen grund til at forsøge at spare tid og afbryde personen.
6. Behold dine egne følelser. Hvis en person er vred, vil han sandsynligvis begynde at give ord den forkerte betydning.
7. Tillad ikke kritik og tvister. Ellers vil højttaleren blive defensiv og vil simpelthen holde kæft.
8. Stil spørgsmål. De vil give dig mulighed for at muntre den besøgende op, da han vil forstå, at der bliver lyttet til ham. Desuden er det nødvendigt at stille spørgsmål i 30 % af samtaletiden.

Som du kan se, har arten og indholdet af forretningskommunikation inden for hvert aktivitetsområde deres egne karakteristika. Alle studeres af specialister, der arbejder inden for filosofi, etik, sociologi og psykologi. Det er ikke tilfældigt, at der dukkede en disciplin op i uddannelsen for universitetsstuderende, som hedder "Business Communication". Det giver os mulighed for at overveje de etiske og psykologiske, og for at være mere præcis, de organisatoriske og moralske problemer ved officiel kommunikation. Der er også lærebøger til denne disciplin. En af dem er skrevet af A. S. Kovalchuk. Det grundlæggende i forretningskommunikation er forklaret i denne manual på en meget tilgængelig måde.

Bogen afslører betingelserne og faktorerne for optim alt arbejde med det formål at skabe et charmerende billede. Også i dette værk, som kaldes "Fundamentals of imageology and business communication", overvejer forfatteren muligheden for at bruge resultaterne af sådanne aktiviteter. Ud over universitetsstuderende kan en sådan manual meget vel være interessant for folk, der leder efter en måde at udtrykke sig på, såvel som repræsentanter for professioner, hvis succes afhænger af realiseringen af kreative evner.