Design organisationsstrukturer er en trin-for-trin-metodologi, der identificerer dysfunktionelle aspekter af arbejdsgange, procedurer og systemer, tilpasser dem til aktuelle forretningsmæssige realiteter og mål og derefter udvikler planer for at implementere nye ændringer. Processen er rettet mod at forbedre både de tekniske og personalemæssige aspekter af virksomheden.
For de fleste virksomheder resulterer designprocessen i en større forbedring af organisationen, resultater (profitabilitet, kundeservice, intern drift) og medarbejdere, der er bemyndigede og engagerede i forretningen.
Kærtegnende for designprocessen er en omfattende og holistisk tilgang til organisatorisk forbedring, der påvirker alle aspekter af virksomhedens liv, så du kan opnå følgende fordele, når du udvikler den rigtige metode:
- Fantastisk kundeservice.
- Øg rentabiliteten.
- Reduktion i driftudgifter.
- Forbedret effektivitet og cyklustid.
- En kultur af dedikerede og engagerede medarbejdere.
- En klar strategi til styring og vækst af din virksomhed.
Design henviser til integration af mennesker med kerneforretningsprocesser, teknologier og systemer. En veldesignet organisation sikrer, at virksomhedens form er i overensstemmelse med dens formål eller strategi, imødekommer de udfordringer, der er forbundet med virksomhedens realiteter, og øger i høj grad sandsynligheden for, at folks kollektive indsats vil lykkes.
Efterhånden som virksomheder vokser, og udfordringerne i det eksterne miljø bliver mere komplekse, bliver de forretningsprocesser, strukturer og systemer, der engang fungerede, barrierer for effektivitet, kundeservice, medarbejdermoral og økonomisk rentabilitet.
Organisationer, der ikke opdaterer periodisk, lider af symptomer som:
- Ineffektiv arbejdsgang uden værditilvækst opdelinger og trin.
- Overanstrengelse ("vi har ikke tid til at gøre det rigtigt, men vi har tid til at gøre det igen")
- Fragmenteret arbejde med ringe opmærksomhed på det større gode.
- Mangel på viden og kundeorientering.
- Mangel på ansvarlighed ("Det er ikke mit job").
- Dæk og bebrejde i stedet for at identificere og løse problemer.
- Forsinkelser i beslutningstagning.
- Folk har ikke informationen eller autoriteten til at løse problemer.
- Ledelsen, ikke frontlinjen, er ansvarlig for at løse problemer, når tingene går g alt.
- Der skal meget tiltid til at gøre noget.
- Systemer er dårligt definerede eller forstærker forkert opførsel.
- Mistillid mellem arbejdere og ledelse.
Anvendte metoder
Det er vigtigt at overveje, at forskellige interaktionssystemer er involveret. Selvom processen med at designe organisatoriske strukturer kan tilpasses størrelsen, kompleksiteten og behovene i enhver virksomhed, er den ikke begrænset til de interne krav fra den øverste ledelse. Hver løsningsvej udarbejdes individuelt. Selve systemet er baseret på følgende metoder, som vil blive vist nedenfor.
1. Charter for planlægningsprocessen
Som ledende medarbejdere er I mødtes for at diskutere aktuelle forretningsresultater, virksomhedens tilstand, miljøkrav og behovet for at gå i gang med en sådan proces. Hvad er de næste handlinger? Du etablerer et charter for den organisatoriske designproces. Det inkluderer "årsagen til forandring", ønskede resultater, omfang, ressourceallokering, timing, deltagelse, kommunikationsstrategi og andre parametre, der vil guide projektet.
Fra tid til anden kan ledelsen gennemgå enten en strategisk planlægningsproces eller en teamudviklingsproces, før de starter et projektændringsinitiativ, afhængigt af hvor klar de forstår deres strategi, og hvor godt de arbejder sammen som et team.
2. Ny politikudvikling
Ledelsesteamet (eller andre, der er inviteret til at deltage i processen) ser fremad og designer organisatoriskstrukturer, der omfatter anbefalinger til en "ideel fremtid". På dette niveau omfatter trinene i denne proces:
- Bestem dit vigtigste organiseringsprincip.
- Optimering af kerneforretningsprocesser, der resulterer i omsætning eller resultater for kunder.
- Dokumentation og standardisering af procedurer.
- Organisering af mennesker omkring kerneprocesser. Fastsættelse af antallet af personale, der kræves til hovedarbejdet.
- Definer opgaver, funktioner og færdigheder. Hvad er præstationsmålingerne for hver teamfunktion? Hvordan bliver de dømt og holdt ansvarlige?
- Identificer udstyr, layout og personalebehov for forskellige teams og afdelinger i hele organisationen.
- Definer supportressourcer (økonomi, salg, personale), mission, personale, og hvor de skal være placeret.
- Definer en styringsstruktur, der giver strategisk, koordinerende og operationel støtte.
- Forbedring af koordinations- og udviklingssystemer (ansættelse, uddannelse, aflønning, informationsdeling, målsætning).
På et tidspunkt bliver designprocessen til overgangsplanlægning, efterhånden som kritiske implementeringsdatoer er fastsat, og specifikke handlingsplaner oprettes for implementeringen af det nye projekt.
Og en vigtig del af dette trin er at kommunikere fremskridt til andre medlemmer af organisationen. Der er udviklet en kommunikationsplan, som oplyser folk om, hvad der sker. Uddannelse bringer bevidsthed og inklusionaf hver - til begyndelsen af forpligtelser.
3. Projektimplementering
Nu er opgaven at bringe projektet ud i livet. Metoder til at designe organisatoriske strukturer bør altid omfatte elementer af implementering. Uden dem vil opgaver ikke køre. Folk organiseres i naturlige arbejdsgrupper, som lærer den nye plan, teamfærdigheder og dannelsen af initiativgrupper. Nye jobroller udforskes, og nye relationer etableres inden for og uden for enheden.
Udstyr og tekniske midler er ved at blive omarrangeret. Lønsystemer, præstationsforbedringssystemer, informationsudveksling, beslutningstagning og ledelsessystemer er blevet ændret og justeret. Noget af dette kan gøres hurtigt. Nogle virksomheder kan kræve flere detaljer og blive implementeret over en længere periode.
Retningslinjer
Organisatoriske designmetoder udfører forskellige forretningsfunktioner. De er designet til at tilfredsstille specifikke motiver. Der skal også arbejdes på at tilpasse organisationsstrukturen til skiftende behov. Et godt system letter ikke kun kommunikationen, men bringer også effektivitet i forskellige segmenter. Når du udvikler, er det derfor vigtigt at være opmærksom på principperne.
1. Opmuntrende effektivitet
Design af en virksomheds organisationsstruktur omfatter nogle positive elementer for medarbejderne. Som svar kan du få en positiv respons fra medarbejderne. Hovedformålet med organisationsstrukturen er at bringe effektivitet til de forskellige funktioner. Systematisk arbejde vil ikke overlade noget til tilfældighederne, og hver handling vil blive koordineret for at udføre den maksim alt.
Medlemmer af en organisation stræber efter at maksimere produktionen af varer og tjenester fra givne ressourcer. Der arbejdes på en systematisk, rationel og koordineret indsats for at kontrollere diverse spild og tab. Der er udviklet forskellige organisationsmodeller for at sikre effektiviteten af driften. De er fast besluttet på at nå deres mål.
2. Kommunikation
Design af en virksomheds organisationsstruktur omfatter tidspunktet for at skabe kontakter i alle afdelinger. Kommunikation er det største problem i enhver organisation. En god struktur giver en ordentlig kommunikationskanal mellem personer, der arbejder i en organisation. De etablerede rapporteringsrelationer og hierarkiet af dem, der rapporterer, er også angivet i en god struktur. Der er behov for en horisontal, lodret og lateral kommunikationsproces, og det sker ved en veltilrettelagt struktur.
3. Optimal brug af ressourcer
Korrekt fordeling af ressourcer hjælper også med deres optimale brug. Design af organisationens organisationsstruktur tildeler aktiviteterne en vigtigere plads for at nå fælles mål. Begivenheder placeres efter deres betydning i systemet, og der gives passende anbefalinger for at allokere ressourcer. Optimal aktivallokering er afgørende for virksomhedens vækst.
4. Jobtilfredshed
Godtudformning af organisationsstrukturen i en organisation sikrer, at opgaver og ansvar for de forskellige personer, der arbejder i virksomheden, er klart fordelt. Jobs fordeles efter deres viden, erfaring og specialisering. Folk får mulighed for at forklare deres arbejde. Når folk kan arbejde inden for grænserne, vil der være arbejdsglæde.
5. Kreativ tænkning
Principperne for at designe organisatoriske strukturer kan omfatte emnet frit planlægge og udføre deres arbejde. Det giver den enkelte mulighed for at tænke og udvikle nye og bedre måder at løse opgaverne på. Organisationsstrukturen forsøger at placere mennesker de steder, hvor de er bedst egnede. Mange mennesker har bidraget til udviklingen af ledelsestænkning gennem deres kreativitet i en bestemt del af virksomheden.
6. Nem administration
Principperne for design af organisationsstrukturer er også baseret på optimering af denne proces. Der er mange mennesker, der arbejder i virksomheden. Deres funktion bør defineres og ansvar tildeles i overensstemmelse med organisationens krav. En god struktur vil hjælpe med at etablere relationer mellem mennesker, der arbejder i forskellige stillinger. Det organisatoriske system er den mekanisme, hvorved ledelsen leder, koordinerer og kontrollerer forskellige individers aktiviteter.
En gennemtænkt struktur vil hjælpe både ledelsen og driften af virksomheden. Det er garanteret, at ingen aktivitet efterlades uden opsyn, og arbejdet fordeles ind alt efter evnerne hos de personer, der udfører det. Gennemtænkte organisatoriske designtrin er en stor hjælp til god ledelse. Overvej dem.
Designfaser
Systemet, der oprettes, skal opfylde virksomhedens krav. Dette skal sikre, at arbejdsstyrken bliver brugt optim alt, og at de forskellige funktioner skal udføres korrekt. Harmoniske relationer mellem mennesker i forskellige positioner er nødvendige. Konstruktionsdesign er en vigtig opgave, der skal overvejes nøje. Nedenfor vil blive opført de vigtigste punkter, som en komplet planlægning er under udvikling.
Trin 1: Definition af aktiviteter
De handlinger, der skal træffes for at nå virksomhedens mål, skal defineres. Det er også nødvendigt at definere de funktioner, der skal udføres for at nå forskellige mål, og de handlinger, der er forbundet med disse funktioner. Uden denne fase af udformningen af organisationsstrukturen vil ledere ikke være i stand til at opnå det ønskede resultat.
Hovedaktiviteterne er opdelt i en række undertyper af hver branche. Når man definerer arter, skal man huske på, at ingen af dem har undgået duplikering af aktiviteter, og de forskellige funktioner udføres på en koordineret måde.
Trin 2: Gruppering af aktiviteter
Nært beslægtede og lignende aktiviteter er grupperet for afdelinger og industrier. Koordinering mellem aktiviteter kan kun opnås gennem korrekt akkumulering. Grupperede visningeraktiviteter kan tildeles forskellige positioner. At give anvisninger til individer skaber autoritet og ansvar. Denne faktor i udformningen af organisatoriske strukturer giver dig mulighed for at øge betydningen af en bestemt medarbejder. Myndighed er delegeret til de lavere niveauer i forskellige afdelinger, og ansvar er etableret.
Tape 3: Delegation af myndighed
Delegation er en administrativ proces, hvor folk gør noget anderledes ved at gøre dem ansvarlige. Når der skabes forskellige job i en organisation, tildeles disse personer et job. For at få arbejdet gjort, har du brug for autoritet. Myndigheder uddelegeres til forskellige personer i overensstemmelse med ansvarsfordelingen. Den sidste fase af udformningen af den organisatoriske ledelsesstruktur bør klart afspejle dette. I processen med opgavetildeling skabes autoritet i organisationen, et system, der bestemmer, hvem der formelt skal interagere med hvem.
Funktioner ved et godt system
Design af en organisationsstruktur antyder, at den oprettede enhed skal opfylde virksomhedens forskellige behov og krav. Man skal huske på, at hver virksomhed har sin egen unikke ledelsesform. Hvis vi betragter funktionerne som en helhed, vil de sammenfattende se ud som følgende.
1. Klar myndighed
Det grundlæggende i at designe organisatoriske styringsstrukturer begynder med skabelsen af et grundlæggende hierarki. Der skal være en klar myndighedslinje fra top til bund. Overdragelsen af myndighed bør udføres i etaper og i overensstemmelse med arten af det tildelte arbejde. Alt iorganisationer skal have en fuldstændig forståelse af det arbejde og den myndighed, der er uddelegeret til en bestemt person. I mangel af denne klarhed vil der være forvirring, tvister og konflikter.
2. Tilstrækkelig delegering af myndighed
Opgaverne med at designe organisatoriske strukturer omfatter desuden en kompetent fordeling af ansvar. Uddelegering af myndighed skal være i overensstemmelse med etableret ansvar.
Hvis der ikke er strøm nok til at modtage den tildelte opgave, vil jobbet ikke blive fuldført. Nogle gange tildeler ledere opgaver til underordnede uden at give dem den rette autoritet, hvilket indikerer manglende beslutningstagning fra deres side. Utilstrækkelige tildelinger vil skabe problemer for underordnede, fordi de muligvis ikke er i stand til at opfylde det fastsatte krav.
3. Færre ledelsesniveauer
Designelementer i en organisationsstruktur bør undgå komplekse mønstre. Så vidt muligt er det nødvendigt at reducere, men inden for rimelighedens grænser, ledelsesniveauerne. Jo større antal af disse niveauer, jo større er forsinkelsen i adgangen. Det vil tage længere tid at overføre beslutninger fra top til bund.
Tilsvarende vil information fra lavere niveauer tage lang tid at nå toppen. Antallet af ledelsesniveauer afhænger af arten og omfanget af operationer. Der kan ikke specificeres et specifikt antal strukturer for hvert problem, men der bør tilstræbes at holde dem på et minimum. Denne optimering vil reducere omkostningernetid.
4. Kontrolområde
Processen med at designe organisatoriske styringsstrukturer bør også omfatte tilsynsfunktioner. Graden af supervision refererer til antallet af personer, som en leder kan føre direkte tilsyn med. En person bør kun holde styr på antallet af underordnede, som han kan kommunikere direkte med.
Antallet af personer, der skal overvåges, kan ikke indstilles universelt, fordi det vil afhænge af arbejdets art. Der skal gøres en indsats for at holde en velstyret gruppe under overvågning, ellers vil der være ineffektivitet og dårlige præstationer.
5. Enkelhed og fleksibilitet
Tilgange til at designe organisationsstrukturer bør ikke blive komplicerede. Du bør ikke tilføje unødvendige niveauer af kontrol. En god struktur bør undgå tvetydighed og forvirring. Systemet skal også være fleksibelt til at tilpasse sig skiftende behov.
Ekspansion eller diversificering kan forekomme, hvilket ville kræve en omklassificering af opgaver og ansvar. Organisationsstrukturen skal kunne indarbejde nye ændringer uden at justere kerneelementerne. Dette vil tillade dig ikke at ændre alle tidligere indtastede bestemmelser.
Grundlæggende elementer
Organisationsdesignanalysen skal vise virksomhedens strategi for talentimplementering. Hvorvidt denne udrulning opnår forretningsmålet afhænger til dels af styrken af det overordnede interne system. Organisationsdesign skaber arbejdsrelationer mellem mennesker, etablerer ansvarsgrænser ogbestemmer, hvem der er ansvarlig over for hvem.
Der er flere måder at strukturere en virksomhed på. De korrekte principper for udformning af organisatoriske ledelsesstrukturer stammer fra virksomhedens behov og forhåbninger. Baseret på dette promoverer de de rigtige mennesker.
1. Strategi
Den bedste tilgang til organisationsdesign tager hensyn til virksomhedens strategiske planer. Sådanne aktiviteter følger i mellemtiden af virksomhedens vision. Mission - årsagen til eksistensen af en virksomhed - dens formål.
Vision er virksomhedens højeste præstation, gennemførelsen af de stillede opgaver. Alle strategier forsøger at realisere visionen, og organisationsstrukturen skal understøtte denne indsats. For eksempel kan en virksomhed, der har besluttet at ekspandere til udenlandske markeder, konsolidere sig i geografiske opdelinger. Ændringer i strategi kræver et opdateret strukturelt design
2. Miljøfaktorer
Det forretningsmiljø, som medarbejderne arbejder i, kan ikke ignoreres af organisatoriske designere. Et uforudsigeligt system i hurtig forandring kræver fleksibilitet, tilpasningsevne og samarbejde mellem myndigheder.
I en sådan situation vil udformningen af den organisatoriske struktur for ledelsen af en virksomhed af mekanisk type begrænse personalets fingerfærdighed og lydhørhed. I stedet kan udviklere bygge et organisk, horisont alt system, der nivellerer regeringsniveauerne og decentraliserer beslutningstagning. Samtidig tillader et stabilt miljø brugen af kontroller, veldefinerede opgaver og centraliseret autoritet i en mekanistisk struktur.med dets lodrette niveauer af voksende kraft.
3. Virksomhedsstørrelse
Små virksomheder med få mennesker har ofte forskellige roller, er uformelle og skriver ikke mange regler. Da virksomheden opstår organisk, ville det være en fejl at forsøge at påtvinge den en formel, mekanistisk struktur. Udformningen af organisationsstrukturen og -systemet bør i dette tilfælde ikke omfatte imperative og konservative elementer i at udføre interne aktiviteter.
Dette ville være en ubrugelig handling. Derudover kan unødvendigt bureaukrati forstyrre driften. Store organisationer har brug for mere kontrol og overblik. En mekanistisk struktur skaber klar ansvarlighed og ansvarlighed og er derfor velegnet til virksomheder med et stort antal ansatte.
4. Virksomhedens alder
I begyndelsen af en virksomheds liv giver dens lille størrelse organiske strukturelle kvaliteter, der fremmer fleksibilitet og smidighed. Efterhånden som firmaet udvikler sig og ekspanderer, starter det:
- mekaniser ved at tilføje regler, politikker og procedurer;
- sæt klart definerede mål;
- implementer omfattende interne kontrolsystemer og kommandokæder.
Kort sagt, modenhed avler bureaukrati. Jo ældre virksomheden er, jo mere sandsynligt er det, at det interne system bliver uhåndterligt, hvilket skaber en barriere for innovation, tilpasningsevne og hurtige reaktioner. Den organisatoriske designproces skal tage højde for, i hvilket omfang den gamle virksomhed skal omstrukturere sig for at reducere sinmekaniseret system. Ellers kan der opstå alvorlige ledelsesmæssige og personalemæssige problemer.
Strukturelle projekter
Strukturelle designs har deres fordele og ulemper, så designere skal nøje overveje hvert trin. To fælles temaer her er funktionelle og divisionelle opdelinger. Den funktionelle struktur opretter afdelinger efter aktiviteter som produktion, marketing og økonomi.
Klyngede aktiviteter øger effektiviteten, men kan skabe barrierer mellem afdelinger. Divisionsstrukturen grupperer folk efter produkt, kunde eller geografisk placering, og skaber effektivt små virksomheder med deres egne marketing-, økonomiske- og produktionskapaciteter. Dette holder afdelingerne fokuserede og lydhøre, men dublerer forretningsaktivitet mellem afdelinger og i virksomheden som helhed.
Kontroltypeskema
Organisationsdiagrammet er en visuel repræsentation af en formel type design. Planen viser strukturen af organisationen, relationer og relative niveauer af stillinger i hver branche. Det hjælper med at organisere arbejdspladsen ved at skitsere kontrolretningen for underordnede.
Selv en lille enkeltmandsvirksomhed kan bruge en form for organisationsdiagram til at se, hvilke funktioner der skal udføres. Sådan planlægning og vision strukturerer arbejdet og hjælper med at realisere alle opgaverne og løse nye kommunikationsproblemer.problemer.
Organisationsdiagrammer tilbyder følgende fordele:
- Kommunikere effektivt organisations-, service- og virksomhedsoplysninger.
- Gør det muligt for ledere at træffe ressourcebeslutninger, skabe et grundlag for forandringsledelse og kommunikere driftsinformation i hele organisationen.
- Alt op til virksomheden skal ske på en gennemsigtig og forudsigelig måde.
- Giver en hurtig erstatning for formelle virksomhedshierarkier.
- Fortæller alle i organisationen, hvem der er ansvarlig for hvad, og hvem der rapporterer til hvem.
Der er selvfølgelig et par begrænsninger for organisatoriske designsyn:
- De er statiske og ufleksible, ofte forældede, når virksomheder ændrer sig og gennemgår vækstfaser.
- De hjælper ikke med at forstå, hvad der virkelig foregår i en uformel organisation. Virkeligheden er, at organisationer ofte er ret kaotiske.
- De kan ikke klare skiftende firmagrænser på grund af outsourcing, informationsteknologi, strategiske alliancer og netværksøkonomien.
I de tidlige stadier kan en virksomhed beslutte ikke at etablere en formel organisationsstruktur. Virksomheden skal dog eksistere selv uden en klart defineret plan, for at udviklingsforløbet kan lykkes. De fleste små virksomheder finder organisationsdiagrammer nyttige, da de hjælper ejeren eller lederen med at spore vækst og forandring i alle brancher og retninger.
Konklusion
Denne designtilgang fører til betydelige forbedringer i kvalitet, kundeservice,cyklustid, reduceret omsætning og fravær, øget produktivitet fra 25 til mindst 50 %. Den gode nyhed er, at planen kan bruges til næsten enhver type og størrelse virksomhed. Hvor lang tid det tager at færdiggøre designet varierer afhængigt af virksomhedens art, størrelse og ressourcer. Store og komplekse projekter kan gennemføres på få dage. Små virksomheder kræver meget mindre tid og ressourcer.
