Artiklen giver forklaringer på begreber som indgående og udgående dokumentation, dokumentflow og dets struktur, dokumentflow, dets tilstand og cyklikalitet, intern og ekstern dokumentation. Måden at fremhæve den nødvendige information og dens opbevaring i aktuelle sager og arkiver under kontorarbejde er givet.
Dokumenttyper
I denne informations tidsalder er det umuligt at forestille sig driften af en produktions-, forbrugs-, regulerings- eller distributionsstruktur uden dokumentation. Arbejdet med dokumentation i nutidens informationspapir og elektronisk boom bliver stadig mere komplekst. Informationsbærerne ændrer sig, de mennesker, der behandler dem, ændrer sig, det juridiske område for brug af information ændrer sig. Konceptet og strukturen af dokumentstrømmen kan også ændres.
Dokument som en enhed af dokumentflow
Et dokument er information, der er registreret i form af ethvert materiale. Et dokument kan være et foto, video, lydoptagelse, for ikke at nævnepapirmedier og filer. Men et dokument bliver kun et dokument, hvis det har en række nødvendige krav. Disse krav kaldes detaljer og er obligatoriske funktioner, der er fastsat ved lov eller regler for visse typer dokumenter. For registrering af organisatoriske og administrative dokumenter er der for eksempel GOST R 7.0.97-2016. En af de vigtigste detaljer er datoen for dokumentet (nogle gange endda tidspunktet).
Hvad er dokumentflow
Dokumentflow er flytning af dokumenter mellem informationsskabelsespunkter, informationsbehandlingspunkter, informationslagringspunkter og direkte brugere af information. Dokumentstrømme er meget forskellige i typen af dokumenter og deres indhold, tilstand og cyklikalitet, bevægelsesmetoder osv.
Dokumentstrømme i en organisation (det betyder også virksomheder) er opdelt efter retning i indgående og udgående. Hver type flow skal adskilles fra hinanden for at undgå fejl og forvirring i arbejdet med dokumenter.
Indgående dokumentflow består af dokumenter, der kommer til organisationen via post, e-mail, bragt med vilje (med kurerer). Dokumenter ved indgangen skal sorteres, unødvendigt - flyttes til skraldespanden. De nødvendige eller eventuelt nødvendige dokumenter skal registreres i journaler (papir eller elektronisk) med angivelse af datoen for modtagelsen, navnet på dokumentet og dets detaljer (dato for dokumentet, afsenderens navn osv.), den organisatoriske enhed, som dokumentet blev sendt.
Udgående dokumentflow består af dokumenter oprettet ogudstedt eller behandlet af organisationen. Alle udgående dokumenter skal tildeles et løbenummer, de kontrolleres for tilstedeværelsen af de nødvendige detaljer og deres rigtighed, de skal registreres i journalerne, der angiver datoen (som regel er dette den dato, hvor dokumentet blev underskrevet), udgående nummer og koden for den afdeling, der har udarbejdet dokumentet.
Hvis det er umuligt at behandle dokumentflowet med det samme (dets kraftige stigning), er det nødvendigt at øge antallet af medarbejdere, der behandler dokumenter for at undgå fejl og forsinkelser, som ofte er meget bekostelige for organisationen.
Typer af dokumentstrømme kan være meget forskellige, det hele afhænger af organisationens type aktivitet og metoderne til dens arbejde.
For store organisationer og virksomheder er et korrekt struktureret dokumentflow lige så vigtigt som strømmen af materialer eller produkter. Til store dokumentstrømme udvikles og anvendes selv dokumentariske teknologiske processer.
Konceptet med eksterne og interne dokumentstrømme
Udover indgående og udgående information i en organisation, intern, dvs. oplysninger, der kun oprettes og bruges i selve organisationen. Disse oplysninger kan have en vis grad af hemmeligholdelse og ikke være offentligt tilgængelige, selv inden for samme afdeling. Brevveksling mellem afdelinger i samme organisation accepteres norm alt ikke. Til dokumentarisk kommunikation anvendes de såkaldte servicenotater (rapporter, forklarende notater, attester) underskrevet af afdelingslederne. Ud over notater iorganisationer betjener ordrer, instruktioner, certifikater, teknisk dokumentation og anden dokumentation.
Den interne dokumentstrøm af disse grunde skal være klart reguleret, så hemmelig information ikke falder ind på offentlige steder, heller ikke i form af uddrag eller dele. Derfor er intern viden ikke beregnet til at gå ud over organisationen, og nogle gange ud over grænserne for én enhed. I dette tilfælde overføres sådanne oplysninger kun fra afdeling til afdeling med tilladelse fra afdelingslederen og registreres nødvendigvis under transmission (selv til organisationens arkiv) i særlige journaler, der angiver modtageren og bekræfter dennes bemyndigelse til at modtage (tilladelse til at arbejde med dokumenter).
Dokumentflowparametre
Dokumentflow er et komplekst system karakteriseret ved følgende parametre:
- indhold (eller hvilke funktioner det udfører);
- struktur;
- tilstand og cyklikalitet;
- retning;
- bind;
- andet.
Indhold eller funktionalitet
Denne dokumentflowparameter er en liste over de dokumenter, der bruges af organisationen, og sammensætningen af oplysningerne i disse dokumenter. Denne værdi er konstant for et lille antal organisationer, hvis aktiviteter er meget specifikke og konstante over tid (norm alt er disse domstole, arkiver, registre og andre ikke-produktionsorganisationer). For de fleste organisationer, især produktionsvirksomheder, er dokumentstrømmen en ikke-konstant værdi, der ændrer sigafhængig af forskellige ændringer: aktivitetstype, partnere, teknologier, materialer, lovgivning og andre krav til ændret produktion og midlertidige ændringer.
Dokumentflowstruktur
Begrebet og strukturen af arbejdsgangen kan beskrives ved de funktioner, hvormed klassificeringen af dokumenter og deres indeksering er givet, hele orienteringssystemet er dannet i referenceapparatet til organisationens dokumenter. Typisk svarer en sådan struktur til typen og formålet med dokumentstrømmen.
Tilstand og cyklusser
Disse parametre bestemmer ændringerne i mængden af information, der kommer ind over tid. Dette er f.eks. en kraftig stigning i mængden af arbejde med de personlige akter for ansøgere på en uddannelsesinstitution under optagelseskampagnen eller med studerendes dokumenter under sessionerne og dimissionen.
Sådanne ændringer er relateret til de interne rytmer i organisationen og er norm alt ret forudsigelige og planlagte.
Ændringer i dokumentflowretning
Disse ændringer er relateret til indholdet af informationsbehandlingsenhedens arbejde. Det drejer sig om forskelle i måderne at registrere dokumenter på, måder at overvåge fristerne for udførelse af dokumenter på, måder at blive bekendt med dem og især godkendelse og koordinering af forskellige dokumenter. Ændringer i retningen af dokumentstrømme vil også blive påvirket af interne ændringer i organisationers struktur og retning.
Dokumentflowvolumen
Mængden af dokumentflow er mængdendokumenter (både originaler og kopier), hvilket kan udtrykkes både ved antallet af selve dokumenter og ved antallet af ark, tegn, antallet af udøvende kunstnere og personer, som dokumentet er aft alt med. For eksempel antallet af partnerorganisationer, som du skal aftale en kontrakt med, eller som du skal underskrive den med.
Organisationens arbejdsgang inkluderer det samlede antal dokumenter i alle flows.
Forbedring af arbejdet med dokumentflows i organisationen
For at forbedre dette arbejde er det nødvendigt at studere hele papirarbejdet, etablere klare anbefalinger, der gør processen teknologisk kompetent: fjern dobbeltarbejde, når du arbejder med dokumenter, udelad dokumentgodkendelse fra afdelinger, der ikke er relateret til det. Jo større dokumentstrømmen er, jo mere belastet er organisationens administrative apparat, eller i det mindste det meste.
Et af hovedpunkterne ved at forbedre personalets arbejde med dokumenter er niveauet af deres faglige uddannelse på alle stadier af dokumentflowet, den optimale arbejdsbyrde for personalet, klar regulering af arbejdet med et dokument i hver afdeling.
Regulering og standardisering med store dokumentflow gør det muligt at bruge mekanisering og kontorautomatisering, reducere antallet af medarbejdere, der arbejder med dokumenter, til det optimale antal.
Desværre er oplysninger om mængden af dokumentstrømme norm alt undervurderet på grund af ufuldkomne regnskabsmetoder.
Grundlæggendemodernitetskrav til dokumentflow
- Regularitet. Enhver overbelastning eller fejl i informationsstrømmen i menneskelig aktivitet fører til forstyrrelse af hele systemet som helhed. En stigning i mængden af dokumenter skal overvejes og planlægges på forhånd.
- Kontrollerbarhed. Informationsstrømmen kan og bør styres. Kontorsystemet skal ikke kun være stabilt, men også fleksibelt i drift; personale bør være universelt uddannet i al kontordrift.
- Konstant forbedring af effektiviteten af arbejdsgangen gennem rationalisering, mekanisering og automatisering af arbejdskraft.
- Regelmæssig kompilering og opdatering af ruteteknologiske kort over bevægelser af dokumenter med angivelse af deadlines, kunstnere osv.
- Standardisering af dokumenter, metoder til deres behandling, korrekt arkivering, udpegning af opbevaringssteder for hvert dokument fremskynder søgningen efter dokumenter og arbejdet med dem.
