Når du præsenterer resultaterne af arbejdet, er det meget vigtigt at forberede din appel til publikum under hensyntagen til de grundlæggende krav til mundtlig kommunikation. Rapportens design giver en klar og kortfattet præsentation af information, der let opfattes af publikum. I overensstemmelse hermed er det vigtigt at følge reglerne for præsentationen af rapporten, hvilket vil være med til at gøre din tale interessant.
Foredragsholderens hovedmål er grundlæggende at:
- for at informere lytterne om noget på kort tid;
- demonstrer visuelt materiale (diagrammer, grafer, diagrammer…);
- prøv at formidle information på de lettest tilgængelige måder;
- for at krystallisere den mest nyttige og vigtige information fra hele bindet, præsentere data og fakta, så de er nemme at huske.
Baseret på formålet, emnet, aktivitetsområdet, hvor den udgives, afhænger rapportens udformning også. Du kan skrive en besked i fri form og også frit opføre dig over for taleren under demonstrationen. Nogle gange er det nødvendigt at overholdepåkrævede byggeklodser.
For eksempel er udformningen af rapporter på det videnskabelige område altid struktureret og identisk med det videnskabelige arbejde, som præsentationen foreslås på.
Lad os tage et kig på hovedkomponenterne i rapporten. Lad os som eksempel tage designet af en rapport, der repræsenterer et videnskabeligt arbejde. En lignende handlingsalgoritme er velegnet til at udarbejde en rapport om ethvert emne.
- Teksten skal begynde med en hilsen. For eksempel: "Kære deltagere, medlemmer af kommissionen, gæster (her bør du angive hovedgrupperne af tilstedeværende personer, afhængigt af begivenhedens art)!".
- At gøre de tilstedeværende bekendt med en klar titel på rapportens emne. Du kan gøre dette: "Din opmærksomhed inviteres til en rapport om emnet … Lad mig starte med …" (Hvis dette er et videnskabeligt emne, så kan du starte med relevansen af det foreslåede emne og derefter gå videre til målet, opgaverne og derefter til en gennemgang af processen og resultaterne).
- Yderligere, efter den indledende del, kan du begynde at genfortælle hovedprocessen for videnskabelig (markedsføring osv.) forskning. Det er ønskeligt at understrege denne overgang med ord. Det bliver lettere for publikum at orientere sig, og det bliver nemmere for dig at fastholde deres opmærksomhed. Det kan formuleres som følger:”Lad mig nu gå videre til undersøgelsens hovedresultater. Lad mig nu introducere faserne af vores forskning mere detaljeret."
- Det ville være meget godt at dele al information op i blokke. Dette kan gøres ved at foreslå, at hele processen overvejes i separate faser. For eksempel: "Forskning om emnet … fandt sted iflere stadier. Nu vil vi kort tale om dem. Så i den første fase henvendte vi os til… ".
Denne del af rapporten er den mest informative, længere, så du skal sørge for, at publikums interesse ikke forsvinder. Forskellige præsentationsmaterialer indeholdende grafer, diagrammer, illustrationer osv. vil hjælpe dig med dette.
Men det skal huskes, at en for stor mængde af dem kan trætte publikum endnu mere og forårsage irritation. Derfor er det værd at vælge de vigtigste og mest nødvendige slides, der forstærker din tale, og undgår et kalejdoskop af alle slags billeder, som en person næppe vil nå at se, endsige forstå dem.
- Det er værd at overveje, at du tydeligt skal forstå, hvilken illustration der ledsager teksten. De skal matche og supplere hinanden. I teksten i hele rapporten er det meget nødvendigt at lave noter om, hvad dias præcis skal være på skærmen, når du udtaler bestemte ord.
- I slutningen af rapporten er det nødvendigt kort at opsummere de vigtigste ting for at lave en logisk konklusion. For at sige det kortfattet. hvad kom du frem til i dine konklusioner, hvilke udviklingsveje ser du videre.
- Sørg for at udtrykke taknemmelighed for din opmærksomhed, tilbud at gå videre til diskussionen.
Afslutningsvis kan vi sige dette: "Tak (til nogen) for muligheden for at tale, til de tilstedeværende for deres opmærksomhed. Jeg foreslår at gå videre til at diskutere de præsenterede resultater."
Som du kan se, skal designet af rapporten være så struktureret som muligt. Dette ervil hjælpe taleren selv til nemt at navigere i informationen, besvare spørgsmål, kunne vende tilbage til teksten igen og igen i tilfælde af diskussionspunkter, samt under hele diskussionen.
